SURAT
I
PENGERTIAN
Surat
adalah media informasi yang digunakan untuk menyampaikan komunikasi secara
tertulis dengan tujuan untuk menyampaikan informasi kepada pihak lain.
Surat-menyurat, yaitu kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi
penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan
pengiriman surat keluar.
II.
Tujuan Menulis Surat
1. Menyampaikan informasi
2. Informasi mudah diterima
3. Terjadi penafsiran yang
sama
4. Untuk mmendapatkan
feedback
IIII.
Fungsi Surat
1. Sebagai alat bukti
tertulis yang autentik
2. Sebagai alat pengingat
atau berfiikir
3. Sebagai bukti historis
4. Sebagai pedoman untuk
bertindak
5. Sebagai jaminan keamanan
6. Sebagai duta atau wakil
organisasi
7. Sebagai barometer kemajuan
IV. Jenis-Jenis Surat
1. Penggolongan Surat
Menurut Sifatnya
a. Surat
Pribadi
Yaitu surat yang ditulis oleh
seseorang yang isinya menyangkut kepentingan pribadi seseorang baik
surat yang ditunjukan kepada teman,
keluarga atau instansi tertentu. Surat pribadi dapat diguanakan
menjadi dua macam:
1. Surat pribadi yang sifatnya kekeluargaan. Misalnya,
surat perkenalan, surat untuk orang tua, dan
sebagainya.
2. Surat pribadi yang isinya bersifat setengah resmi.
Misalnya, surat lamaran pekerjaan, surat izin
masuk kerja, surat tidak masuk sekolah dan sebagainya.
b. Surat Setengah Resmi
Yaitu surat yang bukan dinas dan
juga bukan rahasia. Contoh surat setengah resmi adalah surat lamaran.
c. Surat
Dinas
Yaitu surat resmi yang dibuat oleh instansi
atau lembaga dengan tujuan untuk keperluan dinas.
d. Surat
Sosial
Yaitu surat yang lahir dari aktivitas
bisnis maupun kedinasan yang isinya tidak terkait langsung
dengan urusan bisnis maupun kedinasan.
e. Surat
Niaga
Yaitu surat usulan yang dibuat atau
ditulis untuk kepentingan bisnis atau perdagangan.
2. Penggolongan
Surat Menurut Wujudnya
a. Kartu
pos
Digunakan untuk menulis surat yang pendek
dan tidak rahasia.
b. Surat
biasa
Digunakan untuk:
a. Agar surat tidak
dibaca oleh orang lain yang tidak berkepentingan
b. Agar dapat mengirimkan
berita yang cukup panjang
c. Agar dipandang lebiih
sopan
c. Memorandum
Memorandum atau memo biasanya digunkan
dalam surat menyurat intern kantor. Isi memorandum ataupun memo itu singkat
dari seorang pejabat yang ditunjukan kepada pejabat yang lain, yang sama
tingkatnya atau kepada bawahannya. Bagian-bagian dari memorandum adalah:
1. Kepala memo
2. Isi atau badan memo
3. Penutup
d. Telegram
Telegram berasal dari kata tele dan gram, tele
artinya jarak jauh, sedangkan gram artinya tanda atau tulisan. Jadi
telegram ialah tanda atau tulisan yang diakhiri jarak jauh dan digunakan untuk
mengirimkan berita dalam waktu singkat. Cara pengirimannya
melalui kantor telegraf atau telekomunikasi atau melalui warung telekomunikasi
(Wartel).
3. Penggolongan Surat Menurut Keamanan Isi Surat
a. Surat
sangat rahasia
Yaitu surat yang berisi data atau dokumen yang sangat
penting dan hanya boleh dibaca atau diketahui isinya oleh orang tertentu yang
berhak menyelesaikan atau mengambil keputusan.
b. Surat
rahasia
Yaitu surat yang isinya tidak boleh diketahui oleh
orang lin karena akan menimbulkan kerugian bagi organisasi atau pejabat yang
bersangkutan.
4. Penggolongan Surat
Menurut Proses Penyelesaiannya
a. Surat
sangat segera
Surat yang harus segera diselesaikan atau di sampaikan
kepada penerima secepat mungkin dan mendapat prioritas yang pertama
b. Surat
segera
Surat yang harus segera disampaikan kepada penerima,
tetapi tidak mendapat prioritas yang pertama.
c. Surat
biasa
ialah surat yang tidak harus segera disampaikan atau
diselesaikan kepada penerima, sepeti surat sangat segera atau surat segera.
Berikut contoh surat:
1. Surat lamaran pekerjaan
Cirebon, 02 Januari 2016
Kepada
Yth. Bapak/Ibu Pimpinan Paradiso
Jl. Mundu 25, Kelurahan Mundu
Cirebon
Hal : Lamaran Pekerjaan
Dengan hormat,
Yang bertandatangan di bawah ini:
Nama
: Resti Afrianti
Tempat, Tanggal
Lahir : Brebes, 10-April-1990
Usia
: 21 tahun
Pendidikan
Terakhir : SMKN
1 BREBES
: Mahasiswa STMIK AMIKOM (AKTIF)
: Mahasiswa STMIK AMIKOM (AKTIF)
Alamat Asal
: Brebes
Domisili
: Jl.Hasanudin No. 34
Telepon
: 0852270398754
Berdasarkan
Info Kerja yang dimuat di Koran Mingguan, saya bermaksud mengajukan
lamaran kerja pada perusahaan yang Bapak/Ibu pimpin untuk menempati posisi
sebagai karyawan. Dengan bekal kemampuan yang saya miliki diantaranya mampu
mengoperasikan komputer,Teknisi Komputer, Troubleshooting Hardware,Instalasi
Hardware dan Software, Microsoft Word,Exel dan lain-lain. Saya dapat bekerja
keras, rajin dan jujur, dapat bekerja secara mandiri maupun tim.
Demikian
surat permohonan pekerjaan ini saya buat dengan sebenar-benarnya. Besar harapan
saya untuk dapat diterima di perusahaan yang Bapak / Ibu pimpin. Atas
perhatiannya saya ucapkan terima kasih.
Sebagai
bahan pertimbangan, saya lampirkan beberapa berkas sebagai berikut:
1. Foto
Copy Ijazah terakhir
2. Daftar
Riwayat Hidup
3. Foto
Copy KTP
4. Foto
ukuran 3 x 4 = 2 lembar
5. Sertifikat
Ketrampilan Khusus
Hormat
saya
Resti Afrianti
2. Surat pesanan
TOKO MANIS
JADI
Jalan Nanas No. 72
Klaten
No: 28/S/PM/1994 28 Agustus 1994
kepada
Bapak Sayuti Adam
Jalan Legok No. 26
Blitar
Hal: Pemesanan
Barang
Dengan hormat,
Sehubungan dengan semakin menipisnya
persediaan, kami ingin menambah stok beberapa jenis buah-buahan yang
hampir habis.
Oleh karena itu kami akan memesan beberapa
jenis buah antara lain sebagai berikut :
1. 30 keranjang buah jeruk @ Rp.
50.000,00/keranjang
2. 20 keranjang buah apel @ Rp.
80.000,00/keranjang
Setiap
keranjang berisi 100 buah.
Kami harap pembungkusan lebih teliti agar
tidak rusak dalam perjalanan. Pembayaran kami kirim melalui BRI, setelah di
kurangi potongan sebesar 10% dari pembelian. Pembayaran kami lakukan setelah
barang diterima.
Kami tunggu secepatnya kirima barang dari
saudara. Terima kasih atas perhatian dan kerjasama saudara kami ucapkan terima
kasih.
Hormat
kami,
TOKO
MANIS JADI
Darmawan
3. Surat penawaran
PT SARANA PRODUKSI JAYA
Jalan Pahlawan No. 104
SURABAYA (60174)
Jalan Pahlawan No. 104
SURABAYA (60174)
No:
21/BG/II/2016 14
April 2016
Lamp: 1
Hal: Penawaran mesin-mesin kantor
Lamp: 1
Hal: Penawaran mesin-mesin kantor
Kepada
PT BANGUN GEMILANG
Jalan Mahesa Barat No. 203
SEMARANG
PT BANGUN GEMILANG
Jalan Mahesa Barat No. 203
SEMARANG
Dengan hormat,
Sebelumnya kami ucapkan terima kasih atas
kepercayaan saudara dalam memilih produk kami. Berdasarkan surat saudara pada
tanggal 20 Januari 2015 dalam penawaran mesin-mesin kantor.
Bersamaan ini kami akan memberikan brosur
tentang produk yang dibuat beserta daftar hargannya.
|
No
|
Jenis Barang
|
Harga barang
|
|
1.
|
Mesin cetak/
print
|
Rp. 3.500.000
|
|
2.
|
Mesin
fotocopy
|
Rp. 4.750.000
|
|
3.
|
Komputer
|
Rp. 4.000.000
|
|
4.
|
Kami akan memberikan diskon sebesar 10% , apabila saudara membeli produk sebayak 20-100 buah mesin kantor. Jika saudara berminat untuk membeli produk kami, tolong segera hubungi secepatnya.
Kami tunggu kabar dari saudara, atas
perhatiannya dan kerja samanya ucapkan terima kasih.
Hormat
kami,
PT SARANA PRODUKSI JAYA
PT SARANA PRODUKSI JAYA
Resti
Afrianti
4. Surat pemberitahuan pengiriman barang
PT DIAN
MITRA
Jalan pangeran antasari
No. 72
JAKARTA
No: 30/PM/VIII/1995 30
Agustus 1995
Lampiran: 1
Kepada
Toko Intan Baiduri
Jalan kesturi 23
KUNINGAN
Jalan kesturi 23
KUNINGAN
Hal: Pemberitahuan
pengiriman barang
Dengan hormat,
Berdasarkan surat saudara pada tanggal 19
Agustus 1995 tentang pemesanan barang telah kami terima dengan baik.
Dengan ini kami beritahukan bahwa
barang-barang yang dikirim adalah sebagai berikut:
1. 12 set kursi tamu @ Rp. 775.000
2. 5 set meja makan @ Rp. 600.000
2. 5 set meja makan @ Rp. 600.000
Barang-barang kami kirimkan melalui Eltha.
Barang-barang kami kemas menggunakan pengepakan khusus dengan kertas rumput
agar tidak terjadi kerusakan. Bersamaan dengan barang pesanan kami kirim pula
hadiah langsung berupa taplak meja makan bordir, karena saudara telah memesan
sebelum tanggal 20 Agustus 1995. Disamping itu kami lampirkan pula faktur atas
pembelian barang-barang tersebut.
Semoga barang-barang yang kami kirim dapat
saudara terima sebelum tanggal 5 September 1995. Atas perhatian dan kesediaan
saudara kami ucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT Dian Mitra
Firma Yuniar
5. Contoh faktur
PT DIAN MITRA
Jalan Pangeran Antasari
No. 72
JAKARTA
30
Agustus 1995
Kepada
Pemilik Toko Intan Baiduri
Jalan kesturi 23
KUNINGAN
Pemilik Toko Intan Baiduri
Jalan kesturi 23
KUNINGAN
FAKTUR
NO: 30/PM/VIII/1995
Sesuai dengan order saudara No. 19/PM/V/1995
|
No
|
Nama barang
|
Banyaknya
|
Harga
|
|
|
Satuan
|
Harga
|
|||
|
1.
|
Kursi tamu
|
12 set
|
Rp. 775.000
|
Rp. 9.300.000
|
|
2.
|
Meja makan
|
5 set
|
Rp. 600.000
|
Rp. 3.000.000
|
|
Rp.
12.300.000
|
||||
|
3.
|
Diskon 10%
|
Rp. 1.230.000
|
||
|
Rp.
11.070.000
|
||||
Yang
menerima
Hormat kami PT DIAN MITRA
Darisman
Firma Yuniar
6. Surat izin tidak masuk sekolah
Brebes 20 Februari 2016
Yth. Wali kelas III
SD Gandasuli 1
ditempat,
Dengan hormat
Sya berlaku kakak dari adik saya yang bernama:
Nama : Shabila khoerulica
Kelas : III
Dengan ini memberitahukan bahwa pada hari
ini adik saya tidak dapat mengikuti pelajaran seperti biasanya
dikarenakan sakit oleh karena itu saya mohon izin.
Demikian surat ini saya sampaikan. Atas
perhatiannya dan kebijakan Bapak/Ibu,
kami ucapkan terimakasih.
Hormat saya
Resti Afrianti
7. Surat tidak masuk kerja
Brebes, 22 Februari 2016
Kepada
Yth. Kepala bagian keuangan
PT INDOFARMA
Jl. Veteran No. 4
Jakarta
Dengan hormat
Sehubungan dengan adanya kepentingan untuk
menjenguk saudara saya yang sedang sakit pada tanggal 22 Februari 2016, dengan
ini saya sampaikan kepada Bapak bahwa saya tidak dapat masuk keja seperti
biasanya selama tiga hari (tanggal 22-24 Februari 2016).
Tugas-tugas yang saya tinggalkan selama tidak masuk
akan saya selesaikan setelah masuk bekerja kembali.
Demikian pemberitahuan saya, mohon Bapak
mengizinkannya, atas perhatianya saya ucapkan terima kasih
Hormat saya
Resti Afrianti
8. Surat Permintaan
PT SAKTI JAYA
JL. Ciledug Raya No. 134
Jakarta
No: 13/PM/IV/2016
13 April 2016
Kepada
PT Milano Marmer
Jl. Legok No. 233
Bandung
Hal: Permintaan penawaran
Dengan hormat
Kami beritahukan kepada saudara bahwa kami sedang membangun 100 unit rumah
mewah atas pesanan PT Papan Sejahtera. Oleh karena itu kami membutuhkan 10.000
m2 mamer alam asli.
Kami harap saudara dapat mengirimkan brosur syarat-syarat harga dan diskon.
Persyaratan pembelian dan lain-lain. Kami harap saudara mengirimkan informasi
mengenai persyaratan tersebut.
Kami tunggu kabar dari saudara secepatnya. Atas perhatiannya kami ucapkan
terima kasih.
Hormat kami
PT Sakti Sejahtera
Resti
Afrianti
