Cara Mengoperasikan Peralatan Kantor

CARA MENGOPERASIKAN PERALATAN KANTOR

1. TELEPON    

    

                          

 adalah suatu alat yang berfungsi untuk menyampaikan informasi dari satu pihak ke pihak lainnya dari jarak jauh baik dalam lingkungan sendiri maupun keluar kantor.

cara mengoperasikan :

• Sediakan pensil dan kertas
• Siapkan nomor telepon
• Putar nomor telepon yang dikehendaki
• Beritahu nama kantor/instansi
• Bicara secara singkat namun sopan dan tidak bicara yang bukan-bukan
• Jika sudah selesai, letakkan telepon kembali.

2. FAKSIMILE

 adalah alat untuk mengirim data dokumen yang sama dengan yang aslinya, baik berupa tulisan

 ataupun gambar dalam waktu yang singkat.

cara mengoperasikan :

• Siapkan data yang akan dikirim dengan bagian yang tercetak menghadap ke bawah
• Siapkan nomor fax yang dituju
• Tekan tombol jumlah halaman yang diinginkan
• Tekan tombol yes
• Jika muncul tulisan quick, tekan key pad sampai muncul tanda dilay keyboard
• Lakukan pengkopian data atau informasi

3. TELEKS 

  adalah suatu alat pengirim berita jarak jauh atau mesin pengirim berita yang gunanya untuk

 menyampaikan berita-berita dari satu tempat ke tempat lain baik dalam maupuan luar negeri.

CARA MEMELIHARA PERALATAN KANTOR

1. TELEPON

Cara memelihara telepon dengan baik adalah sebagai berikut:

• Pastikan perangkat anda dalam keadaan kering
• Jangan gunakan atau jangan disimpan di tempat yang kotor dan berdebu
• Jangan simpan di tempat yang panas dan dingin
• Pastikan perangkat tidak terjatuh, terbentur atau terguncang
• Jangan gunakan bahan kimia, larutan pembersih atau detergen keras untuk membersihkan perangkat

2. FAKSIMILE

Mesin faksimili atau faks adalah alat komunikasi yang masih sering digunakan oleh sejumlah orang. Kalau dipelihara dengan baik, maka akan bisa memperpanjang umur pemakaiannya. Cara memeliharanya dengan sederhana sebagai berikut:

• Dokumen yang hendak dikirim jangan terlalu tebal, dan jangan kotor dan sobek. Karena ini mencegah pembacaan agar tidak terganggu, yang dapat menyebabkan hasil faks ada noda.
• Pakailah spare part orisinil pabrik. Hindari spare part yang tidak orisinil, karena bisa membuat      mesin faks rusak.
• Dengan rutin membersihkan roll dalam mesin faks, waktu membersihkan pakailah kain yang bersih untuk mengelap.

3. TELEX

• Sebelum menekan tombol start ,nomor telex relasi harus sudah diketahui
• Segera putuskan hubungan dengan menekan tombol stop pada saat :

- tercetak AAB yang neragukan (cacat)
- tercetak AAB yang tidak dikehendaki
- mulai akan mengadakan pertukaran berita, tetapi angka atau hurufnya tidak terbaca.